Excel のフィルタで「テキストフィルター」を使う

Excel で下記のような住所リストがあり、この中から「東京都」のデータだけ抽出したいとします。

フィルターで「東京都○○」のデータだけチェックを入れれば抽出できますが、ひとつずつチェックを入れるのでは大変です。

そんなときは「テキストフィルター」を使いましょう。

Excel のフィルター機能にある「テキストフィルター」を使うと、指定した単語や文字を含むデータを抽出することができます。

東京都のデータだけを抽出してみましょう。ここでは「”東京” で始まるデータ」を抽出してみます。

１．見出しのセルにあるフィルターのボタンをクリックして「テキストフィルター」から操作します。

２．「指定の値で始まる」をクリック。条件を指定するダイアログボックスが表示されるので、「”東京” で始まるデータ」とします。

３．これで「”東京” で始まるデータ」を抽出することができました。

ここでは「○○で始まる」という条件としていますが、その他に

など、いろいろな条件の指定ができます。ANDやORで複数の条件を指定することもできます。

フィルター機能を使うにあたっては元データをきちんと作っておく必要があります。

「東京都中央区銀座１丁目」

「中央区銀座１丁目」

という２件のデータがある場合、テキストフィルターを使って「”東京” で始まるデータ」という条件をしても「中央区銀座１丁目」のデータは抽出されません。

そんなの当たり前なんですけど、実務で使っているファイルにはこういったケースは意外によく見かけます。

Excelでリストを作るときの超基本ルールである表記を統一するという点を守っていくことが重要です。

Excel で表を作るときの鉄則

ついでにフィルターのショートカットキーも

なお、フィルターを設定するショートカットキーもありますので、覚えておくと便利です。

フィルターを全て解除する場合にも使えます。Ctrl ＋ Shift ＋ L を2回押せば解除された状態になります。